ISO 9001

ISO 9001 - co, jak i dlaczego

W jaki sposób przedsiębiorca może wzmocnić prestiż swojej firmy, jak zaoszczędzić czas i pieniądze? W jaki sposób może zdobyć zaufanie i zadowolenie klientów? Recepta na to jest prosta, wprowadzić w swoim przedsiębiorstwie System Zarządzania Jakością, oparty na międzynarodowej normie ISO 9001:2000.

Gdyby podsumować i poddać analizie- jak radzimy sobie jako młody członek Unii Europejskiej- wypadamy pozytywnie. Coraz łatwiej zdobywamy zachodnie rynki, a nasi rodacy są poszukiwanymi i cenionymi pracownikami. Warto jednak pamiętać, że w tym gronie jesteśmy wciąż nowicjuszami, brak nam doświadczenia i pewności siebie. Jako przedsiębiorcy podejmujący „europejskie wyzwania” nie mamy jeszcze wystarczającej wiedzy- musimy nauczyć się jak zarządzać własnym przedsiębiorstwem, by było ono bardziej konkurencyjne, a tym samym bardziej dochodowe.

Kto nie idzie naprzód, ten się cofa. Ta stara zasada bardzo dobrze pasuje do przedsięwzięć, jakie powinni podejmować polscy przedsiębiorcy, którzy planują z rozmachem rozwój swojej firmy.

ISO 9001 - co to jest?

Norma ISO 9001 została opracowana przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną z siedzibą w Genewie. Wymagania zawarte w tej normie są uniwersalne. Można je zastosować zarówno w małej, kilkuosobowej firmie rodzinnej, jak i w dużym, wielowydziałowym przedsiębiorstwie. W normie napisano: "Najwyższe kierownictwo powinno zapewnić, aby wymagania klienta zostały określone i spełnione w celu zadowolenia klienta". Każdy szanujący się przedsiębiorca wie, że jego najcenniejszym skarbem jest zadowolony klient, który nie tylko wróci po kolejną usługę, ale również przyprowadzi swoich znajomych. A klient wróci wtedy, gdy otrzyma dokładnie to, czego poszukiwał i jeśli został obsłużony na najwyższym poziomie.

Opisany proces nie jest niczym innym, jak przedstawieniem, w najprostszy sposób, wymogów normy ISO 9001: 2000. Jednak relacja przedsiębiorca - klient to nie wszystko. Przedsiębiorca ma pracowników i dostawców. Jak to wszystko ogarnąć, by zadowolić klienta, a tym samym, by wzrosły obroty firmy? Należy wdrożyć System Zarządzania Jakością, system, który pozwoli przedsiębiorcy na opanowanie wszystkich złożonych procesów zachodzących w przedsiębiorstwie.

ISO 9001 - jak to uzyskać, od czego zacząć?

Przedsiębiorca powinien zidentyfikować i co najważniejsze kontrolować wszystkie procesy zachodzące w przedsiębiorstwie. Zarządzanie firmą można porównać do pracy z marionetką sterowaną kilkudziesięcioma nitkami. Jeżeli nitki się poplączą, marionetka, choćby najpiękniejsza, jest jedynie karykaturą. Dla przedsiębiorcy oznacza to plajtę!

Wielu przedsiębiorców uważa, że ich firmy zarządzane są w sposób wzorcowy, są przekonani, że wiedzą w jaki sposób mogą zadowolić klienta. Jeżeli tak jest, to nic prostszego, należy to opisać, wdrożyć i zwrócić się do jednostki certyfikującej o sprawdzenie i przyznanie certyfikatu.

Niektórzy który uważają, że żaden "certyfikat na ścianie" nie jest im potrzebny. Ale są też i tacy, którzy zdają sobie sprawę ze złożoności procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, którzy chcieliby zrobić krok naprzód w rozwoju własnej firmy, ale nie potrafią sobie z tym zadaniem poradzić.

Na rynku funkcjonuje wiele firm doradczych, które zatrudniają doświadczonych konsultantów potrafiących swobodnie poruszać się w gąszczu trudnych do zrozumienia norm, wymogów i przepisów. Są to fachowcy, którzy szybko i profesjonalnie pomogą złapać wszystkie nitki naszej marionetki i dzięki którym nitki te już nigdy się nie poplączą.

Do grona takich firm należy Centrum Zarządzania Jakości INFOX Sp. z o.o., która pomoże Państwu nie tylko we wdrożeniu Systemu Zarządzania Jakością, ale także pomoże w zdobyciu dofinansowania na ten cel z Unii Europejskiej.
Możliwości takie istnieją w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Wspierania Konkurencyjności Przedsiębiorstw. Dzięki udziałowi w tym programie, tylko do końca 2005 r., przedsiębiorca może uzyskać zwrot 50% kosztów poniesionych na wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością.

ISO 9001 - dlaczego?

Wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością nie jest jedynie "powieszeniem certyfikatu na ścianie". ISO to zwracająca się szybko INWESTYCJA. Zidentyfikowanie procesów zachodzących w firmie, a także sposobu ich ciągłego doskonalenia pozwoli na poprawę funkcjonowania przedsiębiorstwa, zwiększy jego dochód, da satysfakcję pracownikom, a co najważniejsze pozwoli na osiągnięcie zadowolenia klientów.

W Polsce certyfikaty zarządzania jakością posiada niewiele ponad 8 tysięcy firm. Dla porównania, we Włoszech lub w Wielkiej Brytanii firm tych jest ponad 60 tysięcy. W Unii Europejskiej posiadanie certyfikatu ISO jest warunkiem utrzymania się na rynku. Coraz częściej, także w Polsce, certyfikat ISO jest ważnym warunkiem umożliwiającym branie udziału w przetargach publicznych oraz daje dodatkowe, cenne punkty w procesie ubiegania się o fundusze unijne. KLIENT, czy to indywidualny, czy instytucjonalny, będzie z czasem poszukiwał dostawcy towaru lub usługi, który będzie mógł się wylegitymować certyfikatem potwierdzającym funkcjonowanie Systemu Zarządzania Jakością.

Aby zobrazować korzyści jakie płyną z wdrożenia ISO poprosiliśmy Pana Zygmunta Soleckiego, prezesa firmy "Malbox" z Olkusza, która otrzymała certyfikat ISO 9001:2000 o wypowiedź na temat korzyści płynących z posiadania certyfikatu.

- Czym jest dla Pana certyfikat ISO?

Certyfikat ISO 9001 był dla nas przepustką do dalszego funkcjonowania na rynku. Jego posiadanie wymusili na nas partnerzy. Nie moglibyśmy produkować i sprzedawać bez tego certyfikatu.

- Czy jego zdobycie było kosztowne i pracochłonne?

Pracochłonne... Na pewno tak. W proces wdrażania zaangażowana była cała kadra kierownicza, a na dalszym etapie także pracownicy. Ale opłaciło się. Co do kosztów, to nie jest inwestycja tania, jednak otrzymaliśmy 50% zwrot kosztów w ramach funduszy pomocowych Unii Europejskiej. Tak więc można powiedzieć, że zrobiliśmy to za połowę ceny.

- Czy może Pan powiedzieć jak zmieniła się sytuacja firmy po przyznaniu certyfikatu?

Jak już mówiłem certyfikat ISO 9001 był dla nas tylko wstępem do dalszych działań. Od tej pory uzyskaliśmy już certyfikat ISO 14001 i ISO TS 16949. Nasza działalność ekologiczna została doceniona przyznaniem firmie "Malbox" prestiżowej nagrody "Panteon polskiej ekologii". W tej chwili mogę powiedzieć, że możemy ubiegać się o poważne zamówienia od bardzo poważnych firm.

Tak więc chyba warto zastanowić się czy idziemy do przodu, czy stoimy w miejscu pozwalając wyprzedzić się konkurencji?
Osiem zasad zarządzania jakością

Normy serii ISO 9000:2000, których nowa edycja została wprowadzona rozporządzeniem Komitetów Technicznych ISO z dnia 15 grudnia 2000 roku, oparte są na ośmiu zasadach zarządzania jakością. Mają one na celu właściwe zarządzanie organizacją, wskazanie priorytetów jej postępowania, jak i utrzymywanie ciągłej relacji z klientem. Zasady zarządzania są podstawą każdego systemu zarządzania jakością, stanowiąc niemalże dekalog każdej dobrze funkcjonującej organizacji.

Orientacja na klienta. Zasada ta wywiera szczególny nacisk na określenie oczekiwań klientów i spełnianie nie tylko ich obecnych potrzeb, ale również identyfikowanie przyszłych wymagań rynkowych
Przywództwo. Naczelne kierownictwo wyznacza kierunek rozwoju organizacji, jak i stwarza wewnętrzne warunki umożliwiające osiągnięcie przez pracowników określonych celów dla jej lepszego funkcjonowania.
Zaangażowanie ludzi Pracownik musi wiedzieć, jakie są jego obowiązki i jaką posiada rolę w kształtowaniu jakości oferowanego produktu. Właściwy podział kompetencji, jak i ciągłe zwiększanie własnych kwalifikacji stanowi korzyść zarówno dla pracownika, jak i dla firmy.
Podejście procesowe. Oczekiwane wyniki osiągane są przez organizację bardziej efektywnie wtedy, gdy działania i odpowiednie zasoby są zarządzane jako proces. Oznacza to także skoncentrowanie się na czynnikach, takich jak zasoby, metody i materiały, które poprawiają kluczowe działania organizacji.
Podejście systemowe do zarządzania Zidentyfikowanie, zrozumienie i zarządzanie wzajemnie powiązanymi ze sobą procesami jako systemem przyczynia się do zwiększenia skuteczności i efektywności organizacji w osiąganiu celów.
Ciągłe doskonalenie. Stałym celem organizacji jest ciągłe doskonalenie. Stanowi to niezbędny czynnik w walce z konkurencją, jak i ze zmieniającymi się wymogami rynku.
Podejmowanie decyzji na podstawie faktów. Wszelkie decyzje oparte na wiarygodnych informacjach, analizach zwiększają ich skuteczność w odniesieniu do zaistniałej sytuacji. Wszelkie dane odnośnie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, bazy klientów stanowią wiarygodne źródło wiedzy o efektywności firmy, jak i kierunku jej rozwoju.
Wzajemnie korzystne powiązania z dostawcami. Organizacja i jej dostawcy są od siebie zależni, a wzajemnie korzystne powiązania zwiększają zdolności obu stron do bardziej efektywnej współpracy. Oznacza to zwiększenie zdolności tworzenia więzi między nimi, elastyczne i szybkie reagowanie na zmieniające się rynki lub potrzeby i oczekiwania klientów.